無料で使える本格的なグループウェア「Group Session」が凄い

最初に

以前勤務していた会社ではグループウェアを導入していました。元々は紙の稟議などアナログなことが多かったんですが、経費の見直して１円から全てのものの稟議を上げることになり、そのタイミングでの導入でした。県内に10ヶ所ほどの営業所があったんですが、100円のものを買うのにも社長決裁が必要となると本社に稟議を持っていく時間とガソリン代のほうが無駄になるのでそれは必然でした。しかしグループウェアで稟議申請などを行うことで会社にいなくても承認も決済もできるので紙の稟議書よりもスピードが速くな効率が向上しました。
グループウェアを導入していない、体験した人こともない人も多いと思うのでその記事を書きます。

グループウェアとは

ここではグループウェアのシェア№1であるサイボウズを例に説明していきます。
PCやスマートフォン、タブレットなどの様々なデバイスからブラウザ経由でアクセスして、みんなで情報の共有などに使用するツールが一般的なグループウェアです。

有名な機能としては

●スケジュール管理
●施設予約
●稟議
●社内メール
●掲示板

などがよく使われる機能です。これからひとつづつ説明していきます。

スケジュール管理

これはそのままの意味でスケジュール登録機能です。これは自分の予定を入れておくことで自分の予定を忘れない為、また他人の予定を知る為の機能です。他人の予定ですが、上司や部下のスケジュールを把握することで効率的に業務をこなすことができます。ただ機密的なスケジュールも存在するので例えば自分以外に非公開にしたり他部署には非公開にするなどの細かいことが可能になっています。おそらくこの機能を一番使っているという企業も多いんじゃないでしょうか？

施設予約

この機能はスケジュールと連動させるのが一般的です。そして施設だけでなく備品も登録できます。例えば大型の社用車が3台しかない場合、スケジュールと連動させてその備品を使うようにしておけば在庫が０になり使用できないことが分かります。いざ使おうと思ったら社用車がなかったなど段取りが悪いということがなくなります。

稟議

この機能は備品などを購入する際に稟議書などを提出する企業も多いと思いますが、これは購入したい物品の資料、金額を入れて申請することで上司の承認が順番に下りて最終的に決済が下りるというものです。当然、途中で却下もできますし却下理由もコメントで入力することができます。却下された稟議を修正して申請する場合や過去に申請したものを再利用することができるのもあり紙の稟議よりも決済スピードも速ければ申請も楽になります。

社内メール

この機能はメールアドレスを利用するのではなく、グループウェア内で個人宛にやりとりすることができるメールです。当然ながら社外の人へメールを送ることも受け取ることもできませんが普通のメールでは送れないような大容量のファイルも会社内だけでやりとりすることができます。間違って送ったメールの削除、宛先の追加や削除もメール送信後でも可能なので便利です。

掲示板

一般的にパソコンで使われている掲示板機能と同じものです。当然ながら会社外からアクセスすることはできませんが、全社員向け、部署間ごとの情報共有、アイデアの募集など様々な使い方ができます。この掲示板機能ですが、テーマを決めて意見を募集したり全社一斉でのお知らせを行うという点では非常に便利に使うことができます。

グループウェアにかかる費用

一番の問題はこれです。グループウェアを使用する方法は2つあります

●ソフトを購入して自社サーバーやレンタルサーバーに入れるか?

●使用ユーザー数と機能に応じた契約をするか?

この二択になりますが、残念ながらサイボウズofficeのパッケージ版は販売終了と言うことなのでクラウド版の契約形態のみとなります。この方式では少数ユーザーの場合は安く使用できますが人数が増えると費用が大きくなるのが特徴です。

クラウド版のサイボウズは

スタンダードコースであれば１ユーザー500円から使うことができます。カスタムアプリを使う場合はプレミアムコースで１ユーザー800円です。※最小ユーザー数は5人

スタンダードとプレミアムの違いはカスタムアプリです。カスタムアプリとはグループウェアの標準機能にはない、業務用のアプリを100種類以上のテンプレートから選んで作成できます。

100人の企業だとスタンダードコースで50,000円　プレミアムコースだと80,000円となります。これは人数が増えれば増えるほど金額が大きくなります。これは中小企業にとっては大きな金額ですが大きく業務が改善するのでその価値はあります。ただ使ったことがない企業や使ったことがない社員からすると金額の高さだけが目立ってしまいます。そこで紹介するのがGroup Sessionというグループウェアです。